04.07.2019

Som del af regionens fokus på og forpligtelse til at beskytte fortrolige persondata, er der nu igangsat et tiltag til at sikre en korrekt opbevaring af mails med fortrolige og følsomme personoplysninger.

Mails med fortrolige og følsomme personoplysninger må højst opbevares i 30 dage i Outlook/Webmail, og derfor udrulles nu et hjælpeværktøj til scanning af mails, der indeholder CPR-numre.

I løbet af juli 2019 vil CPR-scanningen blive kørt på alle postkasser (både personlige- og funktionspostkasser) i regionen. Scanningen kører i baggrunden, så man vil som medarbejder ikke blive forstyrret af det.

Når scanningen er afsluttet, vil man modtage en mail med en rapport. Heri vil der stå, hvor mange og hvilke mails der skal tjekkes for potentielle CPR-numre.

Desuden oprettes automatisk en mappe i Outlook med navnet "Mulige CPR-data", hvor man ligeledes kan se de mails, der er blevet udpeget som potentielt følsomme.

Det er herefter den pågældende medarbejders ansvar at gennemgå de fundne mails og får dem håndteret korrekt.

Oplysningerne om, hvilke mails der indeholder cpr-numre, videregives kun til den pågældende medarbejder/funktionspostkasse, og kan kun ses af denne/her. Når man er færdig med at gennemgå listen, skal rapporteringsmailen også slettes, da den selv indeholder mulige CPR-numre.

Scanningsværktøjet er tiltænkt som en hjælp til at fange nogle af de mails, der skal slettes, men det fanger ikke alt. For eksempel vil oplysninger i vedhæftede filer ikke blive fanget i scanningen ligesom mail med følsomme personoplysninger, hvor der ikke er angivet CPR-nummer, heller ikke vil fanges af scanningen.

Derfor skal man stadig skal være opmærksom på at få håndteret og slettet øvrige mails med personfølsomme oplysninger indenfor 30 dage og fastholde øvrige arbejdsgange, der sikrer korrekt håndtering af fortrolige og følsomme mails.

Oplever man problemer med eller har spørgsmål til resultatet af scanningen kan IT Servicedesk kontaktes enten via telefon 12345 eller ved at oprette en sag i Serviceportalen.

Læs desuden mere og få generel vejledning og gode råd til oprydning i Outlook/Webmail på denne temaside.


For yderligere information er du velkommen til at kontakte hospitalsdirektør Poul Michaelsen på tlf. 2137 5007 og leder af Sundheds-It Ole Zielke på tlf. 2137 5002.