Hjælpemiddelenheden i Holstebro er en lille afdeling, som består af syv medarbejdere med flere forskellige faglige baggrunde.

Inden begreberne social kapital og relationel koordinering blev introduceret i Hospitalsenheden Vest, havde afdelingen arbejdet med de anerkendende toner i arbejdsmiljøet, så ord som samarbejde og tillid var ikke fremmede for dem. Som lederen udtrykker det: ”Man kunne godt fristes til at tænke, at begrebet social kapital bare var gammel vin på nye flasker, men det medførte alligevel en mere struktureret måde at arbejde med kerneopgaven på.”

Afdelingen finder det meget vigtigt at tage begreberne op fra tid til anden. Det er en løbende proces at holde dem i ilden.

Lederen deltog i det første kursus om social kapital i 2011, og har i forbindelse med indføringen af begrebet relationel koordinering lavet en opgave omkring det elektroniske system til udlån af hjælpemidler (DMS), som blev taget i brug i 2009.

Begrebet social kapital er kendt af alle medarbejdere i Hjælpemiddelenheden, og der skabes konstant opmærksomhed omkring det via et fast punkt på dagsordenen på alle personalemøder, som typisk afholdes en gang om måneden.

To gange årligt udvides personalemødet med fællesspisning. Formålet med dette er at få noget hyggeligt samvær og løsne op for evt. spændinger, der kan være i luften efter et langt møde. Der lægges ofte op til gruppearbejde på møderne, hvor medarbejderne typisk arbejder sammen to og to på tværs af faggrupper og herefter drøfter opgaverne i plenum.

Praktisk eksempel på arbejdet med retfærdighed

Inden for kommunikation har man i Hjælpemiddelenheden i fællesskab udarbejdet et ”lommekort” med titlen ”Spilleregler for omgangstonen på Hjælpemiddelenheden”.

Formålet med kortet var, at man kunne tage det op i tilfælde af, at man havde følt sig dårligt behandlet, men det har aldrig været nødvendigt.

Eksempel på relationel koordinering – elektronisk system til udlån af hjælpemidler (DMS)

Inden DMS blev indført, skulle alle ansatte, som ville udlåne hjælpemidler til patienterne, hente hjælpemidlet i kælderen, udfylde et stykke papir i hånden med HMI numre og patientens oplysninger og aflevere denne seddel til receptionisten i Hjælpemiddelenheden. 
Receptionisten registrerede herefter oplysningerne elektronisk i systemet, men det medførte ofte fejl, da oplysningerne fra de håndskrevne sedler til tider var utydelige eller direkte fejlagtige, fx med numre som ikke fandtes i systemet. Det var en besværlig arbejdsgang.

DMS har gjort hverdagen nemmere for de faggrupper, der på daglig basis udlåner hjælpemidler til patienter og for medarbejderne i Hjælpemiddelenheden, som holder styr på lageret.

Nu kan alle med et login benytte computeren tilknyttet lageret for hjælpemidler. Her indtastes patientens CPR-nr., og en stregkode på hjælpemidlet scannes. Og så er hjælpemidlet klar til udlån. Hvis hjælpemidlet ikke afleveres til tiden, popper der automatisk en besked op til receptionisten, og der kan rykkes for det. Alt i alt sparer systemet personalet for en masse tid.

Praktisk eksempel på arbejdet med tillid og samarbejde

I Hjælpemiddelenheden anvender man ofte personalemødet til at lave øvelser to og to. Dette har man også gjort omkring tillid og samarbejde. Opgaven lyder på at indføre hinanden i egne kerneydelser og blive enige om, hvem der varetager hvilke opgaver, ud fra de kompetencer, man ser hos hinanden.

Eksempel på social kapital – tillid til hinanden

En af de store udfordringer i Hjælpemiddelenheden har været omkring samarbejde og at få de forskellige faggrupper til at få øjnene op for hinandens fag og ansvarsområder. 

På flere punkter overlapper medarbejderne hinanden, og flere faggrupper kan (og skal) tage sig af den samme opgave, fx at tage telefonen eller indstille en kørestol. 

Der kunne nogle gange opstå gnidninger i personalegruppen, da de forskellige faggrupper ikke var sat godt nok ind i hinandens opgaver og kompetencer, og naturligt har man en bestemt vinkel på en arbejdsopgave afhængig af hvilken faggruppe, man tilhører. 

Samarbejde har man haft stor fokus på og arbejdet meget omkring kommunikationen i afdelingen. For at få tillid til hinandens fag, har afdelingen på et personalemøde lavet en øvelse. Opgaven lød på at indføre hinanden i egne kerneydelser og på den måde blive klogere på de kompetencer, der ligger inden for gruppen – men også hvilke opgaver der bedst varetages af kolleger.

Praktisk eksempel på arbejdet med kerneopgaven 

Med udgangspunkt i strategikortet finder I en fælles forståelse for, hvordan jeres afdeling understøtter kerneopgaven ”Det gode patientforløb”. Sæt kort ord på det og hæng det op på en tavle. 

Alle medarbejdere noterer herefter egne delopgaver på post-its – lav en brainstorm.

Sæt alle post-its på tavlen sammen med kerneopgaven.

Eksempel på social kapital - kerneopgaven

På et personalemøde har afdelingen arbejdet aktivt omkring kerneopgaven, da begrebet social kapital blev indført med den nye vinkel på området.

Hele medarbejdergruppen har været inddraget i at sætte ord på, hvordan afdelingen understøttelser hele Hospitalsenheden Vests kerneopgave: det gode patientforløb.

Inden begrebet social kapital kom på banen, havde de forskellige faggrupper forskellige mål og opfattelse af, hvad der var afdelingens kerneopgave. Efter at have arbejdet omkring det i fællesskab, arbejder alle faggrupper nu sammen om et fælles mål, og alle kan se sin egen rolle i forhold til at understøtte kerneopgaven.